Przeglądanie setek CV, zajmowanie się zadaniami administracyjnymi i tworzenie relacji z kandydatami brzmi jak duże wyzwanie, które wymaga dużo pracy i zasobów ze strony działu kadr (HR).
Jednak sztuczna inteligencja w HR i procesach rekrutacji może to znacznie ułatwić. Chatboty w rekrutacji mogą zautomatyzować wstępną selekcje kandydatów, umawiać spotkania kwalifikacyjne czy informować ich o statusie aplikacji oraz odpowiadać na ich pytania dotyczące firmy.
AI w HR może wspierać procesy onboardingowe i offboardingowe czy pomagać w zarządzaniu zasobami ludzkimi.
W tym artykule omówimy jak wykorzystać chatboty w rekrutacji oraz zastosowanie sztucznej inteligencji w HR (human resources)
Chcę, abyś poznał ich potencjał oraz sposób, w jaki mogą współpracować ze specjalistami HR. Dzięki temu Twoje miejsce pracy stanie się bardziej efektywne i nastawione na dobre doświadczenia pracowników.
Czym są chatboty?
Zacznijmy od podstaw: chatbot to nie tylko zwykły program. To wirtualny asystent, który prowadzi dialog z użytkownikami, sprawiając wrażenie, jakby po drugiej stronie był człowiek. Wykorzystuje do tego zaawansowane technologie AI, takie jak uczenie maszynowe i przetwarzanie języka naturalnego. Dzięki temu może analizować zapytania kierowane przez ludzi i odpowiadać na nie w sposób naturalny, poprzez tekst w oknie czatu.
Co ciekawe, chatboty działają samodzielnie, bez konieczności interwencji człowieka. Są w stanie obsłużyć wiele rozmów naraz, co w przypadku procesów HR, daje liderom możliwość zautomatyzowania rutynowych zadań i skupienia się na bardziej tych bardziej złożonych.
Jest to narzędzie o wielkich możliwościach, które znacząco poprawia produktywność branży HR. AI wspiera zespoły w podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu problemów pracowników. Teraz przejdźmy do omówienia szczegółów
Powiązane artykuły:
Rodzaje chatbotów
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że wszystkie chatboty są takie same, ale różnica między chatbotem a botem jest znacząca. Kluczowym aspektem, który oddziela te dwa rodzaje botów, jest sposób ich działania i interakcji z użytkownikiem. Przyjrzyjmy się bliżej dwóm głównym typom chatbotów: regułowym i opartym na AI, aby zrozumieć ich unikalne cechy i zastosowania.
Chatboty regułowe działają na zasadzie wcześniej zdefiniowanych wzorców i instrukcji oraz reagują tylko na konkretne komendy lub zapytania. Są one skonstruowane tak, by rozumieć i dostarczyć odpowiedzi na ograniczony zakres pytań. Ich głównym zastosowaniem jest wykonywanie prostych zadań, takich jak automatyczne generowanie odpowiedzi na często zadawane pytania. Dla firm, które potrzebują podstawowego narzędzia do komunikacji, wdrożenie chatbota regałowego może być doskonałym wyborem. Jednak ich możliwości są ograniczone brakiem zdolności do uczenia się, co sprawia, że mogą mieć trudności z poradzeniem sobie z bardziej złożonymi lub otwartymi zapytaniami.
Chatboty AI wykorzystują zaawansowane technologie, takie jak uczenie maszynowe (ML) i przetwarzanie języka naturalnego (NLP), aby zrozumieć i odpowiadać na bardziej skomplikowane zapytania. Sztuczna inteligencja umożliwa chatbotom uczyczenie się z doświadczenia i pozwala dostosować do indywidualnych potrzeb użytkowników, oferując bardziej spersonalizowaną interakcję. Rozwiązania AI są idealne do wykonywania bardziej złożonych zadań, takich jak dostarczanie spersonalizowanych rekomendacji czy udzielanie porad luba analiza dużej ilości danych. Chatboty oparte na AI mogą obsłużyć znacznie szerszy zakres zadań niż ich regułowe odpowiedniki, jednak wymagają one większych inwestycji w szkolenie i rozwój, aby w pełni wykorzystać ich liczne korzyści.
Powiązane artykuły:
Czy każda organizacja może wykorzystać sztuczną inteligencje?
Wykorzystanie sztucznej inteligencji nie ogranicza się już tylko do największych przedsiębiorstw. Ostatnio na rynku zaczęło pojawiać się coraz więcej dostępnych dla wszystkich modeli językowych LLM, takich jak GPT-4 wykorzystywany w ChatGPT, opracowanych przez firmę openai. To otwiera przed każdą organizacją, niezależnie od jej rozmiarów czy zasobów finansowych, możliwość stworzenia spersonalizowanego chatbota, który będzie odpowiadał na specyficzne wymagania. Dostęp do platform no-code i low-code, które ułatwiają tworzenie chatbotów, a także możliwość wykorzystania silnika LLM, dają firmom szansę na zastosowanie sztucznej inteligencji w swojej działalności bez potrzeby inwestowania ogromnych sum pieniędzy. Teraz przejdźmy do omówienia szczegółów wykorzystania AI w HR.
Wykorzystania sztucznej inteligencji w HR
Chatboty zyskują na znaczeniu jako narzędzia wspierające procesy rekrutacyjne oraz różnorodne działania w ramach zarządzania zasobami ludzkimi wewnątrz organizacji. Najpierw przyjrzyjmy się możliwością chatbota w HR?
Sztuczna inteligencja w HR – wykorzystanie Ai w onboardingu i offboardingu
Chatbot stanowi nieocenione narzędzie w procesie wprowadzania nowych pracowników do organizacji, a także ich wyjścia z firmy, czyli w fazach onboarding oraz offboarding. Dzięki zaawansowanej bazie danych, zawierającej szczegółowe informacje o przedsiębiorstwie, chatbot jest w stanie zapewnić każdemu pracownikowi kompleksowe wsparcie, dostarczając istotnych informacji na temat procedur, polityk i standardów obowiązujących w firmie.
Może również służyć jako źródło praktycznych porad, pomagając w zrozumieniu oczekiwanych postaw i zachowań w miejscu pracy. Tym samym, chatbot przyczynia się do płynniejszej adaptacji i podnoszenia umiejętności pracownika, ułatwiając im szybsze odnalezienie się w nowym środowisku oraz zrozumienie kultury organizacyjnej.
Sztuczna inteligencja w HR – wsparcie działu HR
Bez względu na wielkość Twojej firmy, zarządzanie obecnością i nieobecnością pracowników może być wyzwaniem, z którym zmaga się dział HR. Na szczęście, chatboty przeznaczone do zadań HR mogą z powodzeniem przejąć zarządzanie wnioskami urlopowymi pracowników, zapewniając im natychmiastowe odpowiedzi na ich zapytania.
Są w stanie błyskawicznie informować o dostępnej liczbie dni urlopowych, jakie pracownik może ewentualnie wykorzystać. Co więcej, te narzędzia sztucznej inteligencji nie ograniczają się tylko do monitorowania nieobecności. Mogą również pomóc w analizie danych dotyczących godzin pracy łącząc się z systemami wykorzystywanymi już przez firmę.
Kiedy pracownik chce złożyć wniosek urlopowy, może to zrobić bezpośrednio przez interfejs chatbota, który kieruje wniosek do odpowiedniego procesu weryfikacji i zatwierdzania. W tym samym czasie, algorytm może udzielić pracownikowi szczegółowych informacji na temat dostępnej liczby dni urlopowych, opierając się na aktualnych danych. Może również wyjaśnić politykę urlopową firmy, w tym warunki związane z różnymi typami urlopów, takimi jak urlop wypoczynkowy, okolicznościowy czy macierzyński.
Dzięki temu utrzymują porządek w danych i na bieżąco je aktualizują, co ułatwia innym działom, na przykład zespołowi ds. płac, dostęp do niezbędnych informacji i ich wykorzystanie w codziennej pracy.
Sztuczna inteligencja w HR – komunikacja i informacja zwrotna
AI w HR umożliwia pracownikom sposobności wyrażenia swoich myśli, pomysłów oraz trosk co jest kluczowe dla budowania poczucia wartości i bycia wysłuchanym w miejscu pracy. Z raportu „The Heard and the Heard-Nots” opracowanego przez Workforce Institute wynika, że aż 92% pracowników o wysokim poziomie zaangażowania uważa, że ich głos jest słyszany w pracy, w przeciwieństwie do zaledwie 30% tych, którzy czują się mniej zaangażowani. Chatboty HR mogą skutecznie wspierać te aspiracje, oferując anonimową i wygodną metodę zbierania opinii. To przekłada się na tworzenie pozytywnej atmosfery w miejscu pracy i wzmacnianie poczucia przynależności wśród zespołu oraz zwiększania zaangażowania pracowników.
Zgromadzenie feedbacku od pracowników i podejmowanie działań na jego podstawie jest niezbędne dla stałego rozwoju organizacji. Zastosowanie AI w HR uczyniło ten proces bardziej dynamicznym i dostępnym, umożliwiając przeprowadzanie regularnych ankiet w celu oceny poziomu satysfakcji pracowników i zbierania propozycji dotyczących poprawek. Poprzez zapewnienie dyskretnej platformy do dzielenia się opiniami, chatboty motywują pracowników do otwartego i dokładnego wyrażania swoich poglądów. Wnioski płynące z tych feedbacków są nieocenione dla formułowania strategii i działań HR, dopasowując je do realnych potrzeb pracowników i wspierając budowanie pozytywnego, produktywnego środowiska pracy.
Powiązane artykuły:
Sztuczna inteligencja w HR – integracja z systemami firmowymi
Dzięki integracji poprzez API, chatbot może stać się kluczowym elementem ekosystemu narzędzi wykorzystywanych w Twojej firmie. Takie połączenie umożliwia, aby rozmowy prowadzone z chatbotem mogły bezpośrednio wpływać na aktualizację danych lub pobieranie informacji z innych używanych systemów.
To oznacza, że każda interakcja z chatbotem może automatycznie synchronizować się z obecnymi narzędziami, usprawniając procesy pracy i eliminując potrzebę ręcznej aktualizacji danych. Wykorzystanie API w ten sposób otwiera szerokie możliwości personalizacji i automatyzacji żmudnych obowiązków, umożliwiając chatbotom nie tylko udzielanie odpowiedzi na pytania, ale również wykonanie konkretnych akcji w innych systemach, co zauważalnie zwiększa ich funkcjonalność i efektywność w codziennych operacjach biznesowych.
Sztuczna inteligencja w HR – obszerna baza wiedzy
Istnieje możliwość znacznego rozszerzenia funkcjonalności chatbota poprzez wyposażenie go w obszerną bazę wiedzy, składającą się z różnorodnych typów dokumentów, takich jak materiały wideo, strony internetowe, arkusze kalkulacyjne i inne pliki. Dzięki temu, chatbot będzie w stanie udzielać odpowiedzi na pytania użytkowników, korzystając bezpośrednio z tych zasobów. To sprawia, że chatbot staje się nie tylko narzędziem do prowadzenia konwersacji, ale także cennym źródłem informacji, które może dostarczać użytkownikom kompleksowe i szczegółowe dane na interesujące ich tematy.
Powiązane artykuły:
Sztuczna inteligencja w HR – aktualizacje statusu procesów wewnętrznych
AI w HR może rewolucjonizować sposób, w jaki pracownicy otrzymują aktualizacje dotyczące statusu wewnętrznych procesów firmy, takich jak raporty z wydatków, eliminując konieczność manualnego zwracania się z zapytaniami do wyższego szczebla kierownictwa. Dzięki automatyzacji tej funkcji, pracownicy mogą w prosty i szybki sposób uzyskać potrzebne informacje bezpośrednio przez chatbota.
Po zapytaniu chatbota o status konkretnego raportu wydatków czy innego procesu wewnętrznego, system natychmiast przeszukuje dostępne bazy danych i systemy zarządzania, aby zapewnić aktualne i dokładne informacje na temat zapytania. To oznacza, że pracownicy mogą na bieżąco monitorować postępy w realizacji procesów, takich jak zatwierdzanie budżetu, statusy realizacji projektów czy aktualizacje dotyczące wniosków urlopowych, bez potrzeby osobistego kontaktu z kierownictwem lub działem HR.
Taka funkcjonalność nie tylko znacząco usprawnia komunikację wewnętrzną i dostęp do informacji, ale także zwiększa efektywność pracy, ponieważ pracownicy mogą skupić się na swoich zadaniach, mając pewność, że wszystkie niezbędne aktualizacje są na wyciągnięcie ręki.
Sztuczna inteligencja w rekrutacji
Teraz przyjrzyjmy się zastosowaniom chatbotów w procesie rekrutacji. Te narzędzia mogą zrewolucjonizować sposób, w jaki firmy prowadzą poszukiwania nowych talentów na dane stanowisko, oferując szybsze i bardziej interaktywne doświadczenie zarówno dla kandydatów, jak i dla zespołów HR.
Sztuczna inteligencja wspiera analizę CV
Wykorzystanie chatbota do wstępnej analizy CV może znacząco usprawnić proces rekrutacyjny, który jest jednym z głównych wyzwań dla każdego działu HR. Rekruterzy stają przed koniecznością przeglądania i oceniania wielkiej liczby aplikacji i życiorysów. Z raportu „HR and Recruitment Statistics for 2023” przygotowanego przez OnHires wynika, że aż 52% rekruterów wskazuje selekcję odpowiednich kandydatów spośród szerokiej puli aplikujących jako najtrudniejszy etap rekrutacji. Po przeprowadzeniu selekcji, specjaliści HR muszą następnie zdecydować, którzy kandydaci są najlepiej dopasowani do oferowanych stanowisk, a także zorganizować rozmowy kwalifikacyjne. Do tych wyzwań często dołączają dodatkowe obowiązki, takie jak zapewnienie sprawnego przepływu informacji między menadżerami a działem HR. Te skomplikowane procesy mogą prowadzić do opóźnień w rekrutacji lub nawet przeoczenia wyjątkowo utalentowanych kandydatów.
AI w HR oferuje rozwiązanie tych problemów, automatyzując proces zbierania, kategoryzowania CV oraz wstępnej selekcji aplikacji. Dzięki temu, możliwe jest szybsze i bardziej efektywne przeglądanie kandydatów, co znacząco usprawnia cały proces rekrutacyjny.
Sztuczna inteligencja w rekrutacji – informowanie o dostępnych stanowiskach
Chatbot może odgrywać kluczową rolę w informowaniu potencjalnych kandydatów o dostępnych stanowiskach pracy w firmie, stanowiąc tym samym most łączący potrzeby organizacji z osobami poszukującymi nowych wyzwań zawodowych. Dzięki swojej zdolności do analizy profilów i preferencji użytkowników, chatbot jest w stanie nie tylko prezentować wszystkie otwarte pozycje, ale również sugerować te, które najlepiej odpowiadają kwalifikacjom i zainteresowaniom danej osoby. To inteligentne dopasowywanie zwiększa szansę na znalezienie idealnego kandydata dla każdego stanowiska, jednocześnie ułatwiając użytkownikom proces wyszukiwania ofert pracy, które najbardziej odpowiadają ich karierze i aspiracjom zawodowym.
Sztuczna inteligencja w rekrutacji – planowanie rozmów kwalifikacyjnych
Chatboty w procesie rekrutacji mogą pełnić funkcję nie tylko pierwszego punktu kontaktu dla kandydatów, ale również efektywnie zarządzać procesem umawiania na rozmowy kwalifikacyjne. Poza podstawowym zadaniem informowania o dostępnych stanowiskach, chatbot jest zdolny do przeprowadzenia wstępnej oceny aplikujących, zadając serię precyzyjnie dobranych pytań, które pozwalają ocenić ich kwalifikacje i dopasowanie do kryteriów stanowiska. Na podstawie zebranych odpowiedzi oraz wstępnej selekcji dokonanej przez menedżerów rekrutacyjnych, chatbot może następnie automatycznie umawiać wyselekcjonowane osoby na rozmowy kwalifikacyjne. Dzięki temu menedżerowie i zespoły HR są w stanie skupić się na kandydatach, którzy najlepiej spełniają oczekiwania dotyczące danej roli, co znacząco usprawnia proces rekrutacyjny i pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy.
Sztuczna inteligencja w rekrutacji – Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
Podczas procesu rekrutacji kandydaci niezmiennie mają wiele pytań, począwszy od obowiązków służbowych i wynagrodzenia, a skończywszy na świadczeniach i procedurach aplikacyjnych. Obsługa tych zapytań może być czasochłonna dla rekruterów. Wkraczają tu chatboty rekrutacyjne, które szybko i trafnie odpowiadają na najczęściej zadawane pytania. Dostępne 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, zapewniają, że kandydaci mogą otrzymać odpowiedzi na czas poza standardowymi godzinami pracy, co poprawia ogólne doświadczenie kandydata.
Sztuczna inteligencja w rekrutacji – rekrutacja na dużą skale
Chatboty, zdolne do jednoczesnej obsługi dużej liczby kandydatów, są szczególnie skuteczne w przypadku gdy firma chce wdrażać rekrutację na dużą skalę. Ich skalowalność sprawia, że nawet w okresach zwiększonego wolumenu rekrutacji proces ten przebiega sprawnie i efektywnie.
Sztuczna inteligencja w rekrutacji – informowanie kandydatów o statusie ich aplikacji
Informowanie kandydatów o statusie ich aplikacji jest kluczowe, lecz bywa czasochłonne. Chatboty rekrutacyjne automatyzują ten proces aktualizacji, co gwarantuje, że kandydaci pozostają zaangażowani i na bieżąco informowani o etapie, na którym znajduje się ich rekrutacja. Dodatkowo, w przypadku nieprzyjęcia przez kandydatów wstępnej selekcji przeprowadzonej przez chatbota, zostają oni również o tym odpowiednio poinformowani.
Sztuczna inteligencja w rekrutacji – strategiczne zaangażowanie puli talentów
W sytuacji, gdy kandydaci nie zostają wybrani, mimo że wykazują potencjał, chatboty rekrutacyjne mogą utrzymać ich zaangażowanie poprzez zachowanie ich danych w bazie talentów. Pozwala to na późniejsze powiadomienie ich o kolejnych rekrutacjach, w których mogliby wziąć udział.
Czy moją firmę stać na wdrożenia Ai w HR?
W dzisiejszych czasach stworzenie chatbota AI jest osiągalne dla każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości czy budżetu. Platformy no-code i low-code umożliwiają szybkie i ekonomiczne opracowanie narzędzi dostosowanych do indywidualnych potrzeb, przy minimalnym nakładzie czasu i środków na ich rozwój oraz implementację.
Koszty utrzymania chatbota zależą od kilku kluczowych czynników. Wybór technologii jest istotny – koszty mogą się różnić w zależności od tego, czy bot wykorzystuje sztuczną inteligencję, czy jest prostszą wersją sekwencyjną. Ważna jest także liczba przetwarzanych wiadomości miesięcznie oraz wielkość danych, które asystent musi przechowywać.
Choć bardziej zaawansowane technologicznie boty AI mogą wiązać się z wyższymi kosztami operacyjnymi w dłuższym okresie, początkowe inwestycje mogą być stosunkowo niskie, szczególnie przy ograniczonej początkowej liczbie interakcji. Planowanie budżetu na chatbota już na wczesnym etapie projektowania pozwala określić miesięczne wydatki, zapewniając, że będą one zgodne z możliwościami finansowymi organizacji. Możliwość późniejszej adaptacji i monitorowania wydatków umożliwia elastyczne zarządzanie budżetem w miarę rozwoju projektu.
Powiązane artykuły:
- Ile kosztuje wdrożenie i utrzymanie chatbota?
- Jak stworzyć chatbota dla firmy – poradnik krok po kroku
Rozważasz wdrożenie sztucznej inteligencji w HR i rekrutacji?
Jeśli myślisz o wprowadzeniu chatbota do swojej firmy, zapraszamy na bezpłatną konsultację. Podczas spotkania wysłuchamy Twoich oczekiwań, określimy cele, jakie ma spełniać chatbot, oraz odpowiemy na wszelkie pytania. Następnie przygotujemy dla Ciebie projekt wraz z wyceną, uwzględniając przewidywane koszty miesięczne. Dbamy o to, aby proces tworzenia chatbota był dla Ciebie jak najmniej czasochłonny, umożliwiając szybkie wdrożenie nowego narzędzia w Twojej firmie.